1. “Lead geldi” cümlesinin devamını tanımlayın.
Her lead aynı değildir. Hedefinizin form sayısı mı, nitelikli görüşme mi, teklif mi, yoksa kapanan satış mı olduğunu belirleyin. CRM’de her aşamanın açık bir tanımı olsun.
Örneğin “nitelikli fırsat” için ihtiyaç, uygun bütçe ve karar zamanı gibi alanlar kullanılabilir. Bu alanların sektörünüzde anlamlı olduğundan emin olun.
2. Kaynağı ilk temas anında kaydedin.
Web formu, organik arama, reklam, referans ve gelen arama için tutarlı kaynak değerleri belirleyin. UTM ve kampanya bilgilerini mümkünse CRM kaydına aktarın. Kaynak bilgisi yoksa satışın hangi kanaldan geldiğini kesin konuşamazsınız.
3. Satış aşamalarını az ve anlaşılır tutun.
Örnek pipeline: Yeni talep → İletişime geçildi → Niteliklendirildi → Görüşme → Teklif → Kazanıldı / Kaybedildi. Her aşama geçişi için bir kriter ve sorumlu tanımlayın. Bu yapı sektörünüze göre değişebilir.
4. Yanıt süresi ve sahipliği belirleyin.
“Kim dönecek?” sorusu cevapsız kalmamalı. Yeni talepleri belirli kişilere veya kurala göre atayın. İlk yanıt hedefini ekip kapasitesine göre belirleyin. Bekleyen kayıtlar için uyarı üretin.
5. Takipleri tetikleyicilere bağlayın.
Randevuya saatler kala hatırlatma, tekliften sonra kontrol, yanıt gelmeyen görüşme için görev oluşturma gibi aksiyonları otomatikleştirebilirsiniz. Otomasyon tasarlarken aynı kişiye gereksiz sıklıkta mesaj gitmemesi ve izinlerin korunması kritik.
6. Yapay zekâ ile insan sınırını çizin.
Bilgi verme, randevu toplama ve görüşme özetleme gibi adımlar otomasyona uygun olabilir. Fiyat pazarlığı, hassas veri, şikâyet ve istisna durumlarında insan devri gerekebilir. Çeri yaklaşımında bu eşikleri baştan tasarlarız.
7. Lead sayısı kadar satış geçişlerini de ölçün.
Minimum pano: yeni talep, ilk yanıt süresi, nitelikli fırsat, toplantı, teklif, kazanılan satış, kayıp nedeni. Her hafta nerede kayıp yaşandığını değerlendirin ve bir iyileştirme aksiyonu belirleyin.
İyi takip sistemi, “kaç kişi yazdı?” sorusunu “kaç fırsatı değerlendirdik?” sorusuna bağlar.